Comment commencer un mail professionnel en anglais ? Toutes les salutations à maitriser

La première ligne dans un mail est fondamentale pour envoyer une image soignée lors de vos échanges en anglais. Donc la formule d’appel à utiliser ou la façon de débuter votre courriel reste primordiale, mais aussi très variable selon chaque circonstance.
Alors, cet article vous montrera comment faire la salutation formel et informel dans un email en anglais.

Comment commencer un mail professionnel en anglais ? Toutes les salutations à maitriser

Voci une version résumé des régles de salutation pour debuter votre mail professionnel en anglais :

L’importance de savoir bien choisir la salutation est très important en français aussi. Je me rappelle quand j’ai envoyé un de mes premiers courriels formels en français et que j’ai commencé par « cher Madam.. » au lieu de Chère Madame…
De fois les gens comprennent que ce n’est pas votre langue native, mais de fois ça ne passe pas. Le destinataire ne comprend pas toujours si ce que vous manquez en attention, en anglais ou en politesse.
En plus, on a tendance à se dire que si vous ne maitriser pas bien les bases pour écrire un mail professionnel en anglais, vous ne pourriez pas communiquer couramment sur des sujets techniques au cœur de l’activité de l’entreprise.

Comment savoir si je dois utiliser Dear, Hello, Hi, or To whom it may concern ?

Tout ces options sont valables pour commencer votre courriel. L’adéquation dépend du type de relation que vous avez avec le destinatiare de votre courriel.

Quand et comment utiliser « Dear » dans un courriel en anglais ?

« Dear » est appropriée pour la plupart des types de correspondance formelle par écrit ou par courrier électronique. Vous pouvez l’utiliser que vous connaissiez ou non la personne et que le destinataire de la lettre soit un supérieur hiérarchique, une connaissance professionnelle, ou une autorité dans votre secteur d’activité.

Le terme “Dear” est donc couramment utilisé dans les lettres de motivation, les lettres de suivi et les lettres de démission adressées aux employeurs. Les employeurs l’utilisent également dans les lettres d’acceptation et de refus adressées aux candidats à un emploi.

« Dear » doit être suivis par

S’il s’agit d’un homme, de Mr. + nom de famille, e.g., « Mr. Smith”
S’il s’agit d’une femme, de Ms. + nom de famille, e.g., “ Ms. Smith »
Si vous ne connaissez pas le genre de la personne, utilisez le prénom et nom de famille du destinataire, e.g., « Dear Nagunyen Smith »
S’il s’agit d’un professeur ou d’un médecin, le titre du destinataire + son nom de famille, e.g., « Dear Professor Smith » ou « Dear Doctor Smith »
Si vous ne connaissez pas le nom de la personne et qu’il s’agit d’une candidature « Dear hiring partner » (DRH)
Si vous voudriez être un peu moins formel, le prénom est acceptable, e.g., « Dear Jessica, »

Quand utiliser Hello (bonjour) et Hi (salut) dans un courriel en anglais ?

Hello et hi sont des bonnes options pour échanger avec les personnes avec qui vous pouvez avoir une relation plus proche.
Hello reste au milieu entre la plus grosse formalité de « Dear » et la moindre formalité de « Hi. » Bien qu’on puisse le voir comme le juste milieu, il n’est pas forcement la salutation la plus utilisée. Pensez toujours à la relation avec votre destinataire.
« Hi » est simple, amical et direct. Il est généralement utilisé entre collègues et entre membres de la même génération. Entre les gens qui sont dans le même bateau on se dit « hi. »
En général, plus vous connaissez la personne, plus la salutation est informelle.
Hello et hi sont toujours suivi du prénom de la personne. Pas besoin d’ajouter le nom de famille. Ex : « Hello Jessica, » or « Hi Tom, »
Si vous échanger régulièrement avec un collège en anglais mais vous n’’êtes pas sûre de devoir passer de « Dear » à « Hi, » vous pouvez simplement voir les courriels écris par il ou elle.
Quand on débute une relation professionnelle, il est préférable d’utiliser « Dear » en général et une fois entamé, on passe à hi.

« To whom it may concern » reste formel, et s’utilise quand vous ne connaissez le nom et prénom du destinataire. D’autres options moins formelles sont « Greetings, » ou encore « Hi there. »

Comment faire une salutation si le destinataire est un groupe ou une équipe ?

Vous avez plusieurs possibilités. Vous pouvez dire « Dear all, » Ça reste formel et inclusive. C’est une salutation très utilisée.
D’autres options aussi formelles, mais plus inclusives sont l’utilisation d’un nom qui identifie votre groupe. Par exemple vous pourriez appeler vos destinataires « team » « partners » « members » etc. Cela dépend de la situation. « Dear team, » est plus empathique que « Dear all, »
« Hello everyone, » or « Hi everyone, » restent des options moins formelles et sympa aussi.
Comment faire la salutation si on ne connaît pas la personne en anglais ?
Alors en français on dirait simplement soit « bonjour, » soit « Madame, Monsieur, »
Dans ce contexte il ne vaut mieux pas traduire. Commencer un mail par « Hello, » or « Dear, » n’est pas idéal. Dire « Mister or Miss » n’est pas idéal non plus.
Alors voici les options vos options pour saluer dans un courriel en anglais si vous ne connaissez pas le nom du destinataire :
“To whom it may concern” ou “Dear sir or Madam, ”.
Si vous pouvez faire un peut de recherche sur internet et trouver au moins le poste qu’occupe votre destinataire, ça serait mieux de le citer. Alors dans ce cas vous pourriez dire « Dear sales respresentative » ou « Dear hiring partner. »

Sept formules de salutations à éviter dans un courriel professionnel en anglais

Certes, chacun à son propre style et le contexte de chaque relation professionnelle est différent. La culture de votre entreprise et de votre secteur d’activité joue un rôle aussi. Vous avez le droit d’ajuster ces consignes selon votre contexte à vous. On partage quand même des règles que nous estimons plus ou moins générales. A vous de les ajuster.

1. Hey ! est à éviter dans un courriel professionnel en anglais.

Peu importe si le « hey » est suivi d’un prénom.
Hey est valable pour échanger avec des amis, non avec les collègues dans un courriel, même si vous garder une relation amicale avec eux. Il est vrai cependant que ça serait acceptable que vous l’utilisiez pour dire bonjour pendant la pause-café. Pensez au « hey » comme le « coucou » en français. « Coucou » passe bien dans un sms ou à l’oral, mais non dans un courriel avec un collègue.

2. « Dear sir or madam » ainsi que « To whom it may concern » sont valables seulement quand vous n’avez pas trouvé ni le nom ni le poste de votre destinataire.

Si bien c’est une option, elle montre que vous n’avez pas recherché qui était votre destinataire. C’est impersonnel et ça fait penser à la pub sur internet…
Encore une fois, d’autres options plus sympas sont :
Dear [Nom de la division] Manager Ex : Dear Customer-Service manager,
Dear Nom du poste Ex : Dear Sales Representative,
D’autres options aussi sympas sont « Greetings, » ou encore « Hi there. » La dernière option est assez informelle.

3. Evitez de commencer votre courriel en anglais par un « hello » ou un « hi » sans ensuite ajouter le prénom de la personne

Le prénom après le « hi » ou le « hello » est mieux. Je sais qu’en français on dit suivent « Bonjour, » et ça passe bien. En anglais ça passe moins. C’est très impersonnel et sec.
Alors pour certaines personnes l’efficacité passe devant la politesse. Mais si vous voudriez éviter des risques, ajouter le prénom.

4. Evitez de commencer votre courriel en anglais avec le prénom du destinataire sans dire « hi » ou « hello » d’abord

Si vous voulez passez comme empathique et humain, il est préférable de dire hi ou hello d’abord. C’est vrai que pas tout le monde est hyper sensible, mais ça vous évitera de prendre des risques.
Cet réglé n’applique pas s’il s’agit d’une note écrite à la main pour un collègue. Dans ce cas commencer par un « Michael, » serait acceptable. Mais on parle ici des courriels…

5. Evitez de continuer à rester formel si votre destinataire commence à être plus informelle

Si on vous envoie des courriels avec un « hi » et ensuite votre réponse commence par « Dear Ms. Smith » ça fait un peu bizarre. On dirait que vous essayez de marquer une distance ou un champs hiérarchie prononcé. Vous avez le droit hein, mais sachez que vous envoyez ce message.
De fois les francophones se surprennent de voir comment leur collègue dans des pays anglophones communiquent de façon informelle. C’est une question culturelle.

6. N’écrivez pas le nom de votre destinataire toute en majuscule

Si vous le faites, on dirait que vous êtes en train de crier le nom de famille. Il vaut mieux d’utiliser la majuscule uniquement pour la première lettre du nom de famille. On dirait donc Ms. Duport. Et là, votre courriel commence bien.

7. En général, Il est préférable d’utiliser Ms. au lieu de Mrs. dans un courriel professionnel en anglais

« Mrs. Smith, » Nous utilisons le terme “Mrs. ” lorsque nous nous adressons à une femme mariée.
« Ms. Smith » Nous utilisons “Ms.” lorsque nous nous adressons à une femme dont l’état civil est inconnu ou sans importance. Dans un contexte professionnel, l’état civil n’est pas important donc il vaut mieux utiliser Ms. A la place de Mrs.
Prenons l’exemple de Hillary Clinton, l’ancien Secrétaire d’Etat des Etats Unis. Elle est aussi mariée à l’ancien Président des Etats-Unis Bill Clinton. Si vous vous adressez à elle dans un contexte professionnel vous diriez quoi ? Ms. Ou Mrs Clinton ?
La question est donc si sa condition de mariée à Bill Clinton est importante ou non au sujet de voter courriel. En général la réponse est non, on s’en fiche de son état civil.
Cela est visible sur une recherche en google. Si on tape « Mrs. Clinton » sur google on obtient 31.8 millions de résultats. Si on tape Ms. Clinton on obtient 134 millions de résultats. Finalement, si on cherche le plus simple Hilary Clinton sur google on obtient 138 millions de résultats.
Alors dans vos courriels professionnels, favorisez Ms. Quand vous vous adressez à une femme.

Vous devez vous adapter au style et à la méthode de construction d’un texte anglo-saxon. Cela demande un travail de formation intense mais très intéressant.

Pour écrire dans un style anglo-saxon, il est demandé de mettre un « thesis statement » dans l’introduction. Le « thesis statement » est la formulation de votre sujet + idée principale. Assurez-vous d’inclure un « thesis statement » dans votre production écrite et orale et ensuite expliquer les arguments qui viennent soutenir votre idée principale.

Etre conscient de ce style de communication vous aidera aussi à améliorer votre score dans les parties de « listening » and « reading. »

N’hésitez pas à vous référer aux articles que nous avons postés afin de mieux comprendre ce qu’est un thesis statements.

Conclusion

La plus part du temps vous vous ensortirez avec Mr. et Ms. pour commencer votre courriels professionnel en anglais. La salutation est un pas très importants dans le chemin de construction d’un excellent mail. Alors maintenant vous avez les outils pour bien démarer.